GTD(管理時間的方法之一)

GTD就是Getting Things Done的縮寫,翻譯過來就是「把事情做完」,是一個管理時間的方法。GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事,然後整理安排並使自己一一去執行。GTD的五個核心原則是:收集、整理、組織、回顧、執行。

GTD的核心理念在於清空大腦,然後一步步按照設定的路線去努力執行。

核心原則

總述

主要原則在於一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來,通過這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情,是一種消滅壓力的高效工作方法。

收集

把任何需要跟蹤或者記住或者做的事情記在Allen稱之為『水桶』的地方:一個收件箱,電子郵箱,磁帶,筆記本,PDA,或者它們的組合。把你腦子裡的任何東西都拿出來放到你的搜集設備里,準備好做下一步的處理。每星期所有的水桶都應該被至少清空一次。

整理

處理你的收件箱要遵循一個嚴格的工作流程:

從最上面開始;

一次處理一項;

不把任何東西放回收件箱;

如果任何一項需要做:

做(如果花的時間少於兩分鐘);

委託別人完成;

或者把它延期;

否則,

把它存檔以便查詢,

把它扔掉,

或者使它成熟以便下一步的處理。

兩分鐘原則:任何事情如果花的時間少於兩分鐘,那麼馬上就去做。兩分鐘是一個分水嶺,這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。

組織

Allen描述了一個建議的列表集合,你可以用來跟蹤需要關注的項目:

下一步行動(Next actions)- 對於每個需要你關注的事項,定好什麼是你可以實際採取的下一步行動。例如,如果事項為「寫項目報告」,下一步行動可能 會是「給Fred發郵件開個簡短會議」,或者「給Jim打電話問報告的要求」,或者類似的事情。雖然要完成這個事項,可能會 有很多的步驟和行動,但是其中一定會有你需要首先去做的事情,這樣的事情就應該被記錄在「下一步行動」列表上。較好的 做法是把這些事項根據能夠被完成的「環境」整理分類,例如「在辦公室」,「用電話」,「在商場」.

項目(Projects)- 每個需要多於一個實際的行動才能達到的生活或者工作中的「開放式迴路」就是一個「項目」.使用跟蹤以及周期性的回顧來確保每個項目 都有一個下一步的行動進行下去。

等待(Waiting for)- 當你已經指派了一個事項給其他人或者在項目進行下去之前需要等待外部的事件,就應當在你的系統當中跟蹤以及定期檢查是否已經可 以採取行動或者需要發出一個提醒。

將來/可能(Someday/Maybe)- 這些事情你需要在某個點去做,但是不是馬上。例如:「學習中文」,或者「進行一個潛水假期」.

對於跟蹤你的預約和委託,一個日曆也是重要的;另外,Allen特別推薦日曆應該被用在他所謂的「硬工程」上:必須在某個特定的期限之前完成的事情,或者在約定的時間和地點完成的會議和約會.「待辦」事項應該用在下一步行動列表當中。

GTD的最後一個關鍵組織模塊是歸檔系統 .

「Getting Things Done」書里說如果要用一個歸檔系統,那它必須得是簡單易用和有趣。即使是一張紙,如果你需要用來記錄參考信息,如果不屬於你已經有的一個目錄,也要有自己的文件組織方式。Allen的建議是你可以維護一個按照字母順序組織的歸檔系統,這樣可以比較容易快速的存儲和提取你所想要的信息。Google的Gmail的用戶可以用創建標籤的方式來創建「待辦事項」和「項目」,這種方式在Bryan Murdaugh的「Getting Things Done with Gmail」白皮書中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念,但是是在在線的電子郵件系統中實施。

回顧

如果你不至少每天或者只要你有時間就回顧檢查,那麼你的行動和提醒的列表將會變的毫無用處。以你當時擁有的精力,資源和時間,決定什麼是對你來說最重要的事情,然後做。如果你傾向於拖延,你可能會老是做最容易的事情,避免那些難的。為了解決這個問題,你可以一個接一個地做列表上的事情,按照它們的順序,就象你處理你的收件箱一樣。

至少以星期為周期,GTD要求你回顧所有你比較主要的「行動」,「項目」和「等待」的事項,確保所有的新任務或者即將到來的事件都進入你的系統,而且所有的事情都更新到符合最新的情況。Allen建議製作一個難題檔案來幫助你更新你關於主要行動的記憶。

執行

如果你把你的時間都花在組織工作,而不是做它們,那麼所有的GTD系統都是不好用的!David Allen的觀點是,如果你可以把必須做的事情,讓它變得簡單、容易、有趣的話,那你就比較不會拖延、或者被太多的「開放性迴路」所壓倒。

主要理念

GTD的核心理念在於只有將你心中所想的所有的事情都寫下來並且安排好下一步的計劃,你才能夠心無挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。

而當你總是有些事縈繞在心頭,懸而未決的時候,你要麼就是會不時地想起它而影響眼前的工作,要麼就是會忘記了去做。

而GTD通過將所有的這些事都羅列出來再進行分類,確定下一步的處理方法,將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個管理體系中。

GTD認為人生最大的不安的來源不是事情太多,而是有很多事情你該做卻沒有做,你跟人說了你要做卻沒有做。GTD就是要確保你所有該做 的事情都做到。DavidAllen認為,壓力不是來自任務本身,而是任務在大腦里的混沌塞積,造成心理的焦慮和抵觸。我們要做 的,就是逐一清點大腦里的這些事務,將所有未盡事宜通通捕獲並收集在大腦之外的文件系統中,比如實實在在的工具籃、紙質記事簿、電子記事簿 和郵箱等。 GTD的理念在於只有將你心中所想的所有的事情都寫下來並且安排好下一步的計劃,你才能夠心無挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。

GTD 其實就是兩點:

1. 清空你大腦的內存:通常一件事情在你腦袋裡所佔的空間大小和你現實中已經完成多少成反比。把所有要做的事情分門別類,另外 存放在一個邏輯性強而又可靠的系統中去。大腦是用來思考的,不是用來記事的。我們的大腦每天耗費太多時間提醒我們該做又沒做的事情,應該把大腦從這種思維中解放出來。

2. 把任何任務和項目具體成行動:不管是什麼任務項目,我們要問的問題是下一個動作是什麼?只有這樣才能把計劃具體化,才能讓我們隨時把握該 做什麼。這樣一來,在一個給定時間具體採取一個給定行動(action)的時候,我們才能做出最好的選擇,而且對自己的行動選擇有信心。

操作方法

GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。

收集:就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(未整理的念頭)(GTD中稱為stuff)統統羅列出來,放入inbox中,這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子,也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦,記錄下所有的工作。

整理:將stuff放入inbox之後,就需要定期或不定期地進行整理,清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理,對於不能付諸行動的內容,可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾類,而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成,如果可以則立即行動完成它,如果不行對下一步行動進行組織。

組織:個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟,組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統,而對下一步行動的組織則一般可分為:下一步行動清單,等待清單和未來/某天清單。

等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作,未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作,而且如果一個項目涉及到多步驟的工作,那麼需要將其細化成具體的工作。

GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在於,它作了進一步的細化,比如按照地點(context)(電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動,而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作

回顧:回顧也是GTD中的一個重要步驟,一般需要每周進行回顧與檢查,通過回顧及檢查你的所有清單並進行更新,可以確保GTD系統的運作,而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

執行:你可以按照每份清單開始行動了,在具體行動中可能會需要根據所處的環境,時間的多少,精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動有關GTD的用品,目前國內可以到時間堂挑選。

工具

如今智能手機已經普及,在移動端出現了很多與GTD相關的工具,與PC端工具或者傳統的紙和筆相比,主要優點是攜帶方便。但移動端有一個很大的問題就是輸入。移動端的輸入相對麻煩,特別是中文輸入,這會使移動端GTD花費較多時間在使用工具上面,而非事物本身。在蘋果應用商店的效率類應用中,有一款叫 的應用可以滿足GTD應用各個步驟的需求,其最大的特點是 支持手寫。

高效Todo

高效Todo實現了GTD的相關理論。

便簽列表

便簽列表用來顯示待辦事項,與生活中的便利貼類似。你可以設置便簽的顏色,以區別事物的重要程度和緊急程度。另外便簽中的文字也可以使用不同的顏色做強調作用。你不僅可以書寫文字,還可以繪製一些草圖,這在記錄某些事項時十分有用。

分組管理

當事物多的時候可以通過自定義分組進行管理。你可以根據自己的需要和習慣創建任意多個分組,以方便管理。

日程提醒

對於某些重要事項可以為其設置提醒,這也是傳統的紙和筆無法做到的。

同名書籍

GTD是英文Getting Things Done的縮寫,來自於David Allen戴維·艾倫的一本暢銷書《Getting Things Done》。這本書的中文翻譯本名稱為《儘管去做:無壓工作的藝術》,由中信出版社出版。中國台灣譯本的名稱為《搞定!——2分鐘輕鬆管理工作與生活》。

GTD在Amazon的銷售排名中名列98位,在國外的Blogger中也引起大量的討論與研究,而《儘管去做》這本書在國內卻沒有引起太多的反響,而且國內大部分對於GTD的討論都集中在幾個主要的PDA論壇,中文Blog圈中的相關討論則很少,而且其中還有不少是轉摘的內容。《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一書的作者David Allen將GTD總結成為一種將繁重超負荷的工作生活方式變成無壓力高效的時間管理系統。

赞(0)