OA軟體(Office Automation的縮寫)

OA是Office Automation的縮寫,指辦公室自動化或自動化辦公,微軟的OFFICE套件就是用於辦公。word:用於打字,文檔處理;excel:表格處理,可以用來做表,比如學生成績表,可以實現排序等等實用功能;access:資料庫軟體,無論哪個公司的一些辦公程序,比如圖書館管理系統都需要這些資料庫來進行圖書管理;powerpoint:幻燈片製作,可以用來開會、產品展示、新品發布等等用途。

OA功能

OA管理平台基於「框架+應用組件+功能定製平台」的架構模型,主體部分由30多個子系統組成,包括信息門戶、協同工作、工作流程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計劃管理、會務管理、任務管理、關聯項目、關聯人員、文檔管理、外部郵件、在線考試、車輛管理、物品管理、設備管理、常用工具、辦理中心、在線消息、督辦系統、簡訊平台、常用工具、人事管理、功能定製平台、集成平台、系統管理、移動審批等功能。

基礎架構

OA平台基於分層、標準和構件等進行架構,OA平台以領先的四層技術架構,遵循J2EE標準、SOA標準、WFMC標準、W3C xForm標準、JSR168、WSRP等標準,OA平台部署了大量構件、採用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現,OA平台支持各種部署模式、各種操作系統、各種資料庫和中間件,並具備完備的配置體系、介面體系和插件體系,從而支持未來的擴展空間。

因J2EE的開放性,OA平台支持各種伺服器、操作系統、資料庫、中間件和應用軟體。

OA平台採用標準J2EE結構,由Java語言開發,系統配置由XML技術完成;資料庫採用關係型資料庫和非關係型資料庫分離的技術,同時OA平台支持多種關係資料庫,系統通過JDBC服務連接資料庫,並使用連接池提高系統性能;通信協議採用HTTP、TCP/IP。

OA平台整個應用劃分為三個相對分離的邏輯層,每一層都有一套定義好的介面。第一層為表示層,是展現給工作人員和相關使用者的圖形界面,它包含HTML表單、Java Applet、JSP等能夠顯示數據的任何系統。該界面通過規定的工作流程和介面來完成日常的事務處理和業務流程。

OA平台的中間層(應用邏輯層)是使用者為了獲取數據需要(通過表示層)調用的代碼。表示層接收到數據后把它格式化並顯示出來。OA平台的這種應用邏輯與用戶界面的分離極大的提高了應用設計的靈活性。OA平台的可以在不改變應用邏輯的情況下採用不同的圖形用戶界面,只要應用邏輯層給表示層提供明確定義的介面即可。

OA平台的中間層利用Java語言,以Servlet和Beans等技術實現,其表現形式為組件包,即類庫形式。將用戶管理、低層數據訪問、數據傳輸以及數據分析等具有抽象適應性的功能等進行封裝,按照功能、邏輯和使用等不同方面定義若干個組件包,將其統一規範為核心API(Core API),為上層透明訪問提供清晰明確的介面。

在整個OA平台應用中,中間層起著非常重要的作用,主要包括安全系統、應用體系和技術平台等幾部分。它和下面所介紹的數據層一起構成了辦公系統工作的基礎。

OA平台的底層為數據層,即數據中心。它用來完成統一的數據管理和數據交換介面的實現。主要包括辦公信息及數據的管理和維護、數據交換、數據抽取以及數據過濾等功能。

整個OA平台中,部署了數據引擎、消息引擎、門戶引擎和工作流引擎,把系統橫向和縱向進行了多維度的打通和貫穿,從而使得各孤立的構件和模塊成為一套有機的生態系統。

OA基礎架構已經從傳統的PC端,正在向移動端轉移,手機版OA已經全面的向市場上開放,移動OA將對PC端的協同管理軟體有著非常大的衝擊,其核心功能主要是流程在移動端的提醒和即時處理功能。相信在未來的硬體發展中,OA軟體也將轉移到無線審批和移動應用的高端領域中來。

軟體理念

理念和產品脫節,是OA軟體也是中國軟體行業的一個通病。業內某公司認為,OA軟體與其在管理思想上花樣翻新地做概念文章,不如去做些更實際的工作,為協同應用的實踐提供一些具體可行的操作方法模板。有些OA軟體可將企業的管理行為進行整理和歸納,將其模板化、簡單化、透明化,幫助企業建立高效率的協作執行體系,協助CIO落實自己的想法和戰略。

技術平台

OA系統的英文全稱是:Office Automation System ,意為辦公自動化系統。

隨著OA應用內容的不斷擴展,OA技術也在不斷發展,從過去的BASIC+文件系統到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等,到基本形成了三大主流技術:

1. .net+關係型資料庫(RDB)技術

基於.net+RDB的辦公平台則以簡單、靈活、易用的特點獲得了廣泛的市場。

2. SUN的JAVA+RDB技術

JAVA(J2EE標準)以其開放性、與平台無關性引領著技術發展方向,並迅速在各類應用系統中得到廣泛應用與推廣,在OA領域市場領域不斷擴大。

3.IBM Lotus Domino技術

Lotus自1989年推出,以電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制見長。然而隨著OA應用的內涵不斷豐富,Domino也暴露出一些明顯的弱點,不妨將技術原理相同的.net/JAVA與Domino作一簡單的比較(以OA應用為前提):

.net/JAVA更類似3GL工具,應用功能的實現需要更多的開發或集成,應用的成熟需要不斷的進行功能沉澱與積累;而Domino更像4GL工具,提供了業界領先的協同工具、企業級文檔處理、文檔級安全控制機制、大量的應用模板,使其更擅長辦公應用支撐,但面對大量結構化業務信息處理時則顯得明顯不足。

4.Suo 基於saas的j2ee服務

Suo自2006年在上海成立,以真正的軟體即是服務的技術理念,將業務流程與審批流程真正的做到了根據需求而變化的流程自動化平台。擅長業務流程及審批流程,最注重與第三方ERP的集成工作,實現目標是將企業的審批流與業務流全部打通,最終形成報表體系,服務於決策。

高端OA技術

OA品牌

OA系統的主流技術,從過去的Domino逐步向.NET、Java遷移,主流的軟體公司已經將JAVA作為根本技術路線,而原有Domino、php、.NET路線的產品,在高端用戶需求面前,逐步成為明日黃花,此類公司也在悄然轉型,沿著JAVA路線開闢新產品。

平台化能力

OA的通用功能相對成熟的情況下,隨著客戶管理應用的深入,更多的OA和ERP的邊緣需求,開始旺盛出來,因此如何持續的滿足客戶的功能需求,成為拉長產品生命周期的重要因素。如何通過無碼開發實現快捷的功能定製成為平台化產品的發展方向。

系統集成

對於信息化起步階段的用戶來講,單系統應用就足夠了,但對於已經有相當信息化基礎的高端OA用戶來講,如何與ERP系統進行數據集成、信息集成、門戶集成,如何與HR系統進行組織集成、用戶集成,如何與即使消息進行消息集成,甚至如何進行數據拆分和重建等成為思考的因素之一。

但集成是把雙刃劍,缺少標準介面而完全定製開發的集成,又可能給升級、系統性能、項目周期等帶來風險和隱患。因此考察OA系統時,重點研討標準介面能力和產品化機製成為要點。

移動應用

隨著手機操作系統和CPU的持續升級、隨著wifi無線的普及和手機帶寬的持續擴容,通過手機、平板電腦實現隨時隨地的辦公,已經成為可能,尤其是高層管理者,通過移動應用實現對時間碎片的高效應用成為關注點。

主要作用

建立審批流程協作平台 oa軟體是在中國興起,並適合中國企業的流程管理軟體,可以說,工作流引擎在國外興起,但主要是指業務流程,而在中國,形成了特有的審批流程的管理,所以,國外的很多OA不適應中國企業的使用,其流程的側重點是不同的。國外只能說是辦公軟體集中在一起的工具集合,而在中國,OA則是辦公自動化-Office Automatic .  審批流程,其實就是解決有紙化辦公審批,到無紙化辦公的流程問題,從以人找事,到事找人的轉變過程,通過OA的審批流程的建立,將以往以人找事的工作,縮短到事找人的迅速流程解決。例如:小李要找副總簽批財務費用報銷,在過去,他需要拿著單據,先找副總簽字,再找財務簽字,最後找出納拿款,每個步驟需要一小時,那總計三小時,通過OA管理后,小李只需要在OA中填寫表單,啟動流程,副總馬上可以收到審批,並電子審批,財務接著也會收到,最後出納在系統中根據簽字,出款,整個過程只需要幾分鐘!人,則不需要走一步!從這些廠商的最新研發可以看出,OA軟體,已經步入手機版的移動領域!例如:OA中以流程為主線,表單為界面,當審批人在未及時審批時,則以手機簡訊的方式通知審批人,並可以以簡訊的方式進行審批,甚至可以直接進行手機操作,可見,中國OA已經進入了手機OA時代。

實現工作流程

這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤,解決多崗位、多部門之間的協同工作問題,實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作,例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、彙報等,都是一些流程化的工作,通過實現工作流程的自動化,就可以規範各項工作,提高單位協同工作的效率。

管理自動化

傳統的手工辦公模式下,文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化,通過電子文件櫃的形式實現文檔的保管,按許可權進行使用和共享。企業實現辦公自動化以後,比如說,某個單位來了一個新員工,只要管理員給他註冊一個身份文件,給他一個口令,他自己上網就可以看到符合她身份的許可權範圍內的企業內部積累下來的各種知識,這樣就減少了很多培訓環節。

輔助辦公

像會議管理、車輛管理等與日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公,實現了這些輔助辦公的自動化。

開放性——能夠與其它軟體系統完成必要的關聯性整合應用。

制度「落地」在現實管理中滲透到管理的各個方面,而沒有哪一套軟體能夠獨立的完成所有方面的管理需求,所以,支撐制度「落地」的軟體必須具備全面而廣泛的整合性,能夠從其它軟體系統中自動獲取相關信息,並完成必要的關聯性整合應用。

分析報告

1.OA品牌的領軍能力依然脆弱

OA系統的主流廠商在經歷了著慘烈搏殺的同時,更多的新生公司如雨後春筍,加入到這片紅海中,更多的ERP廠商因前幾年的誘惑,產品也陸續上市,但依然缺少一枝獨秀的、絕對的領軍品牌。

2.OA公司的盈利能力有待加強

當然,寒冬中也有臘梅花,以項目成功率第一著稱的企業,其規模雖然不是業內最大的,但自下半年陸續傳出加薪、擴招的信號,並且持續在南方部署了更多分支機構,並榮獲「中國OA市場最具成長性品牌」大獎。OA公司裁員只是治標,治本的應該是商業模式的創新。

3. OA市場紅海化促成市場定位的差異化

為了讓客戶更好的識別,構建各自的核心競爭能力,各OA公司普遍在調整自己的定位,利基市場的開拓成為2012年的重要市場特徵。

從經濟學理論來看,創新是擺脫紅海困境的唯一法寶。

4、JAVA平台成為高端OA首選技術路線

JAVA因其跨平台、高性能、安全性、擴展性等優勢,已經毫無疑問的成為高端用戶的首選技術路線。原來基於.NET、PHP、Domino開發的OA公司,都紛紛開始重新架構JAVA產品。

5、OA市場的區域戰爭陷入攻堅戰和拉鋸戰中

近幾年隨著人工成本的大幅攀升,為了控制企業風險,降低運營成本,很多主流OA公司都在轉移或者增加新的研發基地。

整體來看,各領軍廠商的根據地建設、研發中心建設和核心區域布局都已相當完善,預計接下來,二、三線市場可能成為競爭新重點。

6、OA的剛性需求受到危機壓制

當今,協同的理念已經深入人心,尤其是很多高端用戶在OA信息化方面嘗到了甜頭,起到了很好的示範作用,加上國家政策的扶持和用戶信息化水平的提升,OA軟體已經成為組織管理的剛性需求,這是在危機中,OA市場依然可以保持一定的成長速度的原因,但同時,因為此次危機對各行各業的效益都是沉重打擊,很多客戶,尤其是中小企業,在成本控制方面,首先刪掉了信息化預算,這使得OA的剛性需求受到壓制。

選型關注點

為了避免正在選型的CIO走彎路,及為後來OA選型迷茫人士一些成功經驗,全力邁入OA信息化建設大路,提煉出了以下幾點,助力CIO走好OA選型這步棋。

OA廠商氣質

OA辦公系統由OA廠商全心打造,考察OA產品,其實是在考察OA廠商的「氣質」。這種「氣質」是由內而外散發出來,能夠讓OA客戶自然的感受到,有「氣質」的OA廠商:以客戶OA項目成功為重,有責任感,將服務做到實處。我們提醒OA選型人士,仔細甄別哪些OA廠商只重市場佔有率,哪些OA廠商才真正關注客戶。

OA產品配置

通過OA廠商氣質考察一關的OA廠商,還要看其OA辦公系統的詳細配置。其具體功能配置能夠很好地處理企業日常工作、核心業務,以及與其他系統之間的整合集成,同時滿足企業未來發展對OA開放性、管理性、維護性的要求,自然是CIO的理想之選。一般來講,OA辦公系統的基本模塊包括:協同工作、表單應用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計劃管理、公共信息等。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有OA功能模塊評估的話,基本上遵循80:20定律,其中工作流程模塊、協同工作模塊、項目管理模塊為企業帶來的了80%的價值,其餘的模塊帶來20%的價值。CIO需要重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準,成為產品選型的不二選擇。

OA廉價陷阱

往往廉價的OA辦公系統,越經不起企業長期應用的考驗。CIO眼中的廉價的只是對OA廠商報價的判斷,OA辦公系統的全面成功應用,還需要將OA部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等統統納入成本控制範圍。企業OA信息化是帶動企業利益騰飛的一把利器,想要決勝於千里,OA選型是首要步驟。希望以上建議能夠助OA選型人士一臂之力。

設計九大要點

伴隨著產品線的豐富和客戶數量的增加,我們發現爛尾項目也與日俱增,客戶和OA公司之間的矛盾日益尖銳,一套好OA系統遠非增加幾個特色功能這麼簡單,套用孔子「君子有九思」的話,好的OA系統設計也有九思!

1.「可行性和適應性」

所謂可行性,是指需求提煉時,應該吻合適合核心需要,滿足主要功能,而不是超越當前技術水平放衛星!

所謂適應性,是指產品的實施條件和應用條件,要吻合企業當前的環境,超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是註定要失敗的。

核心需求的吻合度,是OA價值兌現的保障,用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項目成功的基礎。

2.「前瞻性和實用性」

OA系統的開發設計,即要考慮到最大限度的增加系統的價值,最大限度的吻合各應用者的需求,充分考慮系統今後功能擴展、應用擴展、集成擴展多層面的延伸,實施過程應始終貫徹面嚮應用,圍繞應用,依靠應用部門,注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素,因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。

3.「先進性和成熟性」

先進的管理理念、技術和方法,可以提升企業的競爭力,延長系統的生命周期,但同時,任何創新都意味著小白兔實驗,風險較大,因此又要注意軟體系統、硬體設備、開發工具、軟體產品的是否成熟,在先進性和成熟性之間找到平衡點,成為價值最大化的關鍵。

4.「開放性和標準性」

數據孤島、信息孤島、應用孤島,已經成為多年信息化建設后的後遺症,而解決這些孤島的關鍵因素在於開放,解決這些孤島的效率取決於標準化。

如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係,OA系統是否足夠開放和標準化,成為架構設計時首要考慮的問題。

5.「可靠性和穩定性」

OA系統里流轉了大量的管理數據,因此必須是可靠的,一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰;當系統出現問題后能在較短的時間內恢復,而且系統的數據是完整的,不會引起數據的不一致。

我們曾對OA系統組織過壓力測試,在負載均衡的情況下,3000人同時在線時,系統登陸(包括整個主界面載入)不大於8秒。數據瀏覽不大於8秒;數據查詢不大於8秒;數據統計不大於15秒。

我們還對OA,運行在IBM伺服器上的穩定性做過測試,基本上可以做到以下幾點:平均無故障運行時間:大於10000小時;可用率:系統總體平均可用率在99.99%以上;穩定性:主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷運行

6.「安全性和保密性」

OA系統的開發設計既考慮信息資源的充分共享,更要注意信息的保護和隔離,因此系統應分別針對不同的應用、不同的網路通信環境和不同的存儲設備,採取不同的措施,包括系統安全機制、數據存取的許可權控制等以確保系統的安全性。

其中,採取的措施包括但不限於以下

平台安全:架構設計考慮安全性要求,平台軟體達到安全設計標準。

應用安全:許可權控制、支持身份認證介面、防篡改、防暴力破解等措施完善,並且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進行方案組合。

數據安全:支持文檔安全軟體整合技術,從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪問、數據存儲加密等各種安全方式進行綁定,支持入侵檢測與防禦系統、防火牆的應用。

容災備份:支持各種容災的軟硬體設備的使用等。

管理安全:提供完善的日誌功能,能夠記錄系統使用人員的關鍵操作,保證系統應用的安全

密碼策略:初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey介面、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設置等,從而防止暴力破解和惡意攻擊。

系統網卡MAC和IP的綁定;支持CA認證、數字簽名加密技術;支持電子鑰匙(Ukey)技術和指紋Ukey技術;支持安全套接(SSL)技術;軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制,功能授權與數據範圍授權結合;

系統有整體的用戶/許可權管理體系,可統一進行用戶/許可權的管理,實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制;系統提供用戶認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段介面,可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支持。

7.「可擴展性和易維護性」

為了適應未來的業務拓展和項目的功能擴展,必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資,實現軟體系統的擴展和維護擴展。

因此,在OA軟體系統的開發設計中,需要考慮到應用及系統不斷擴展的要求,以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴展只須在現有機制的基礎上,增加新的應用與服務模塊。一方面當應用量增加,用戶數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求發;一方面,當新的技術和產品出現進行升級時,系統能夠平滑過渡而不影響用戶的使用;另一方面,產品有新的功能增加時,可以通過插件和模塊定製平台的方式,輕鬆實現業務的擴展。

在設備選擇及網路方案上堅持開放性原則,使系統對各種硬體設備的互連互通;在軟體上支持跨平台和開放數據介面,便於與其它系統軟體互相集成,未來支持與業務系統、門戶等系統的單點登錄集成,在可獲得相應系統的數據結構情況下,實現與這些系統的應用、門戶、數據等各層面上無縫連接。

系統的管理和維護,應該採用集權和分權相平衡的思想,如九思設置了系統管理、應用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。

利用系統提供的工具,無須編寫代碼,方便用戶自行進行客戶化功能改造,方便用戶自行定製界面數據項的顯示;同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常運行,保證系統的可恢復性,具有較高網路系統的抗干擾能力。

採用各種免代碼的模塊定製平台,幫助用戶實現功能的DIY設計等。

8.「美觀性和易用性」

系統用戶界面的設計採用Web2.0用戶界面設計技術,界面根據用戶需求靈活更改(增強標籤分類特性),注重用戶體驗,使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。

作為全員應用系統,易用性和用戶體驗是項目成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登錄方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登錄,採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術,並且易讀、易理解、易操作,用戶界面簡潔、美觀、友好,易於用戶掌握、操作和使用;系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。

嚴格遵循易用性六原則,實現從產品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用,從而提升系統的黏著度;提供統一的訪問地址,便於用戶使用。在登錄頁為用戶提供加入收藏、設為首頁等操作,方便用戶以後快速訪問系統;具備風格一致的友好的用戶界面,圖形顯示直觀,工作流程從設計到使用全程圖形化;

美觀性,相比易用性來講並不是很重要,這如同一個美麗的姑娘,第一眼打動你的可能是表象,然後持續感動你的往往是她的內在。

9.「大併發能力支撐」

作為集團化、多組織、大用戶的單位,OA軟體系統的開發設計,應該支持應用和資料庫等多重負載均衡能力,支持附件伺服器和資料庫伺服器分離技術,從而支持數萬用戶同時在線和同時操作的能力,不會因為用戶數的增長或者信息量的增長,而導致系統響應能力下降。

系統併發能力:通過集群方式,在技術上沒有併發上限,因此能完全保障用戶未來的人員擴張需要。

歷史沿革

OA軟體引進國內已有二十多年,早期的OA軟體更多地是扮演一個「文秘」的角色,只進行一些基本的行政事務處理,創造的價值不大。但隨著OA軟體理論和技術的日趨成熟,OA軟體擺脫了原有的局限,協同應用開始大放光彩,凸顯出比傳統OA軟體更高層面的價值。

但與此同時,人們對OA軟體的真正價值變得更加疑惑,也存在著不少誤解:一種是過分誇大OA軟體的價值,把它當做「救世主」,認為只要引進就能完成管理模式的提升,動輒冠以流程再造、企業再造、組織變革之類的大概念,而忽略了自身的主觀能動性;另一種是過分低估OA軟體的價值,認為它就是一個提升辦公效率、節約辦公成本的工具,沒有認識到它的潛在價值,比如它節約的遠非只是紙張、電話費之類的直接成本,更是人在低效、低端、重複、內耗工作中的巨大人工成本。

這兩種理解顯然都是不合理的。事實上,作為真正的協同軟體,OA軟體創造的不僅僅是辦公方面的價值,在制度落地和文化落地上也能成為企業最得力的工具,OA系統在實際應用中可發揮出以下協同應用價值:

1.信息迅速傳達到所有目標人員

通過在OA中發布通知、制度、新聞、辦事指南等並且設立查看許可權,所要傳達的任何信息都能迅速傳達到全球各地的移動辦公的人員、分支機構、代理商、下上游垂直管理單位等等。

2.積累大量無形資產

單位制度、流程、專家技能、經驗知識、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來,隨時隨地全球員工都可以共享,積累了最寶貴的資產。

3.每個人可以迅速找到自己需要的文檔、資料

通過在OA中管理各部門的工作結果,資料,使得部門內部、部門之間能夠方便地共享信息,員工快速得到組織給予員工的幫助,得到自己需要的資料。

4.流程得以規範、減少人為錯誤

使用OA可以梳理組織的流程,把流程的各種規則固化下來,減少用人腦去判斷流程的流向而在複雜的流程中不可避免的錯誤。

5.流程運行速度與效率可以大大提高,減少協作工作成本

使用OA可以輕鬆實現遠程和移動辦公,解決時間和空間的問題,實現事務處理「零響應」,實現流程在各個環節之間的零傳遞時間。

6.分析流程各環節辦理效率

通過OA可以快速分析組織哪個環節辦事效率高,哪個環節辦事效率低,便於快速把脈,出台治療方案。

7.用流程為紐帶整合各個孤立的數據,實現全面的協同

通過工作流作為匯流排來連接企業內外各種業務相關的異構系統、應用以及數據源,從而把各個既有的孤立的應用像PC的各種零部件一樣接入這個匯流排,從而構成一個整合的企業業務系統。

8.掌握業務情況, 實現實時的管理監控

在OA中各種情況可以隨時隨地查閱各種資料,查閱各種流程審批情況,查看下達的工作任務開展情況,辦事人員也可以通過流程實時監控各環節辦理情況和進展到什麼情況,辦理完畢業務人員可以對相關數據進行分析。

9.領導可以有計劃地安排時間,排除打擾,不再被各種請示、報告、請款單打斷工作思路

領導可以按自己的時間計劃審批流程,查看下屬工作情況,約見客戶,避免大量無計劃的請示、彙報、電話詢問等等。

10.溝通成本更低、溝通方式更加豐富,溝通效率大大提高

通過OA可以打破組織邊界與地理位置邊界,通過郵件、即時通訊、論壇、簡訊多種溝通手段把信息推送給用戶,效率更高。

11.可以在一個系統上看到每個人所關心的方方面面的內容,全面整合各個孤立的數據,大大節約時間,提高決策效率

在一個統一的界面上展現來自各個系統各種資料庫的數據,同時還可以把互聯網信息抓取到用戶的面前,無需要記住各種賬號與地址,進入各種系統。

12.實現全面的IT管理,可以建立客戶管理、資產管理、接待管理等等以及更多的基礎的管理功能,全面節省管理成本,提高工作效率

使用OA可以隨心所欲建立多個基礎的管理系統,可以建立客戶管理、資產管理、接待管理等等任意需要的管理系統並且可以隨時調整這些應用。

13.實現企業文化的建設

OA是新形勢下企業文化建設的最好工具,可設立專門的欄目發布企業的文化理念體系、或經常性的在論壇中探討企業文化,或發布企業的簡報等,形成一種無處不在、無時不在的文化氛圍。

14.實現無紙化辦公,節省紙張成本

OA可讓通知,會議紀要通過系統自動下發,讓生產訂單通過系統自動流轉,讓工作彙報通過系統自動流轉,讓用戶大大節約紙張成本。

軟體歷史

起步階段

(1985年―1993年):是以結構化數據處理為中心,基於文件系統或關係型資料庫系統,使日常辦公也開始運用IT技術,提高了文件等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理(如文件管理、檔案管理等),但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等,導致應用效果不佳。

應用階段

(1993年-2002年):隨著組織規模的不斷擴大,組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制,提高整個組織的運營效率,同時網路技術的迅速發展也促進了軟體技術發生巨大變化,為OA的應用提供了基礎保證,這個階段OA的主要特點是以網路為基礎、以工作流為中心,提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持,實現了公文流轉、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能,極大地方便了員工工作,規範了組織管理、提高了運營效率。

發展階段

OA應用軟體經過多年的發展已經趨向成熟,功能也由原先的行政辦公信息服務,逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節,成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化,使得辦公應用軟體應具有更高更多的內涵,客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。

晉陞階段

移動互聯網的高速發展,越來越來的應用都轉移到移動智能終端中,人們也漸漸習慣在智能終端上工作,企業迫切需要一套隨時、隨地隨手使用的辦公自動化系統,使得企業的管理員、業務人員不管置身何地,都可以隨心隨意地協同辦公。於是移動OA出現也成為了必然,成為OA應用軟體的發展的方向。

發展歷程

OA是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義,最後實現提高決策效能的目的。

第1代OA:硬體配置階段

第2代OA:數據處理自動化階段

第3代OA:C/S架構下的工作流自動化階段

第4代OA:無障礙工作流自動化階段

第5代OA:協同工作型辦公自動化(KM1代)

第6代OA:協同發展型辦公自動化(KM2代)

第7代OA:移動OA

發展趨勢

人們對OA的熟悉程度加深,傳統OA如公文傳遞,人事,協作等功能已經不能滿足企業日常辦公需要,很多企業管理者對OA提出了新的要求,金融危機下,很多公司為了控制費用預算,希望把傳統的費用報銷流程整合到OA審批流程里,且希望有效管理資產,如資產的領用,流轉,報修,報廢等管理過程也希望整合到OA流程中,還有諸如,視頻會議等等。

OA之所以要向平台化的方向發展,就是因為OA的作用正從行政管理轉移到行政、業務兼管,從溝通轉移到協作,從單一應用轉移到系統整合。在OA行業,一直是需求推動技術的發展,OA這種轉變正是企業發展的重要需求所致。

OA要想解決以上的問題,必須具有平台化的特徵,這個平台必須具有充分的開放性和靈活性,允許用戶方便的自定義各種業務流程和表單,和其他系統進行數據整合,生成各種統計報表。傳統的PHP技術開發的OA因為不具有平台性而正在逐漸被淘汰,目前最具代表性的OA平台一般都是JAVA技術開發,在這種OA平台上,在業務中做溝通,而不是在溝通中做業務,溝通、業務、組織都是協同一致的。

系統分析

(l)分析系統的總體目標總體目標的分析,主要依據企業生產經營規劃、現行系統存在的問題和企業對新系統的需求進行。總體目標一般按效益馭動的原則和企業的技術水平與經濟能力而定,使得目標的實現具有現實性.

(2)分析系統的業務流程利用先進的管理思想與方法對現行系統的業務流程進行分析,對不合理的關鍵業務流程進行優化或業務重組,在此基礎上建立起新系統的業務流程。一般可以使用業務流程圖作為工具進行描述。

(3)分析新系統的總體結構根據對系統業務流程的分析,確定信息流動、轉換的主要功能,並對這些功能進行適當的組合,劃分出相互關聯的應用軟體的多個子系統。在應用軟體子系統的劃分中,可根據業務處理聯繫緊密、數據採集、加工處理路徑最短的原則進行劃分。子系統劃分后,應對子系統的功能進行描述,而且要對子系統之間的介面進行描述,使其構成一個總體結構框架。一般通過應用軟體系統總體結構圖作為工具進行描述.

(4)建立新系統的功能模型根據各子系統的功能描述,採取自頂向下的方法。利用合適的建模工具,建立各子系統的功能棋型。在功能模型中詳細說明各子系統的功能作用,描述實現各子系統輸人、怡出、約束條件和實現機制。

(5)建立新系統的數據流圖通過確定應用系統中的實體,確定各實體之間的聯繫,確定系統抽人的數據流和輸出的數據流,選擇建模工具,再依據業務流程圖及各子系統的功能模型建立應用軟體的數據流圖。數據流圖一般要和數據字典結合使用,數據字典用來描述數據流圖中數據流、文件、數據存儲、加工處理的細節。新系統的邏輯模型主要由數據流圖、數據字典和功能模型組成。詳細內容可參考有關管理信息系統和軟體工程方面的書籍。

(6)分析系統的外部介面應用軟體還需與企業內部的其他應用軟體,如與CAD、CAPP、CAM、車間的自動化系統集成,因此需要描述它們之間的外部介面,以實現信息及功能兩方面的集成。應用軟體還要與企業外部系統連接,要描述與外部應用軟體系統信息交換的內容、格式與介面。

(7)確定新系統的管理模型通過對現行系統的管理方式、具體業務的管理方法、管理人員決策的方式和決策過程調查結果的分析,要為整個系統或子系統確定相應的管理模型。例如,整個系統可選擇MRPll(物料資源計劃)、JIT(及時製造計劃)、ERP(企業資源計劃)等,各子系統也可以有相應的庫 存管理、成本管理等模型,使得新系統建立的邏輯模型能體現出新的管理思想與方法。

(8)分析新系統建設的約束條件如環境約束、經濟約束及人才與時間的約束,對技術上的關健問題提出解決方案,對人員培訓提出建議方案。分析實現新系統所需軟硬體產品的發展現狀和主流技術,比較各種系統的開發平台,提出進行系統配置的若干原則,確定多大規模,何種配置才能滿足新系統在功能和性能上的需求,並能保證現有資源的充分利用。

整合方案

在信息技術快速發展的今天,每個組織或是團體都已經離不開各種信息系統的支持,隨著應用系統的越來越多用戶需要具有高整合性的協同管理平台來為用戶帶來最大的便利。

協同管理平台採用插件式整合設計理念,可以和各種異構系統建立鬆散耦合,對用戶來講處理一個信息不需要知道它是屬於哪個系統來管理,在同一界面他只要有許可權,協同管理平台就能自動提交到相關的模塊來處理他的請求信息。

每個單位的整合的需求是寬泛的,它包括應用程序整合的需求,終端用戶界面整合的需求,流程整合的需求以及已有系統信息整合的需求等,因此我們提供了單點登錄、門戶整合、流程整合、第三方系統的整合等多種手段。

協同管理平台支持和windows域目錄的高度整合。用戶只需要維護AD中組織架構、用戶信息即可,協同管理平台自動監聽AD中組織架構和用戶信息的變化,並完成與自己的同步。這樣,用戶的管理員只需要維護AD,而不需要在協同管理平台中再次進行類似的維護。

電子簽章

協同管理平台默認整合江西金格電子簽章。

電子印章解決方案根據用戶數量和管理需求不同分為單機版和網路版本兩種。

網路文檔控制項

在協同管理平台的「公文管理」模塊的「發文管理」處新建發文時需要使用WORD進行正文編輯,此處使用了iWebOffice網路文檔控制項,使得HTML信息與WORD之間方便傳遞,另外使得對WORD的一些操作更加方便,如下圖所示,點擊「編輯正文」即打開WORD,打開WORD後進行正文編輯時使用iWebOffice網路文檔控制項的功能。

在信息管理中發布與修改信息時可以調用word或excel進行正文編輯,此時使用了iWebOffice網路文檔控制項。

手寫簽名控制項

手寫簽名控制項是基於Web方式的手寫批註、簽名、電子印章控制項,該控制項在協同管理平台的工作流程審批中為用戶提供手寫筆批寫意見、簽名、蓋章功能。

手機簡訊

在上文「ezSMS短消息服務」中描述過,協同管理平台採用ezSMS短消息中間件連接簡訊設備進行簡訊發送。

而ezSMS支持的簡訊設備有:簡訊貓(硬體)、電信提供商的簡訊網關(軟體)、通信設備廠商的MAS機(軟硬體結合)、即時通訊軟體(軟體)等方式。

總之,只要簡訊設備提供商提供合適的介面,協同管理平台都可以整合。

身份令牌

協同管理平台默認支持彩虹身份令牌。

協同管理平台中的用戶密碼採用MD5加密處理,使非法用戶無法獲得其它用戶的登錄密碼。對於有些用戶的密碼過於簡單被人猜到等原因獲取他人密碼的,協同管理平台可採用使用USB Key登錄的雙重加密方式,用戶可以根據需要選擇使用。

USB Key是協同管理平台進行用戶身份認證的工具,是比單純的密碼更為安全的基於雙因素認證的解決方法。作為一個價格適中的身份識別令牌,它提供所有智能卡和密碼令牌的可靠性、簡便性和安全性,同時避免了讀寫設備的複雜安裝和昂貴開銷。系統管理員可以給對安全性要求特別高的特殊用戶分配USBKEY,這部分用戶在登陸協同管理平台時必須將自己的USBKEY插入PC機的USB介面。

CA或PKI認證

CA安全認證的原理簡言之則是由第三方權威的、可信賴的、公正的第三方機構頒發數字證書, 並將公開密鑰同某一個實體(消費者、商戶、銀行)聯繫在一起,密鑰的管理政策是把公鑰和實體綁定,由CA中心把實體的信息和實體的公鑰製作成數字證書,證書的尾部必須有CA中心的數字簽名。

PKI(Public Key Infrastructure )即「公開密鑰體系」,是一種遵循既定標準的密鑰管理平台,它能夠為所有網路應用提供加密和數字簽名等密碼服務及所必需的密鑰和證書管理體系,簡單來說,PKI就是利用公鑰理論和技術建立的提供安全服務的基礎設施。

關於CA或PKI與協同管理平台整合的案例非常多,北京住房公積金、廣州團委、六安市政府等均與當地的CA整合,安徽省公安廳、江西省公安廳、合肥市公安局、淮南市公安局、安慶市公安局等均與PKI整合。

雙向SSL認證

對於選用weblogic作為應用服務的協同管理平台用戶來說,可以部署weblogic雙向SSL認證來保障協同管理平台的訪問安全。

在Windows下實現WebLogic Server的雙向SSL認證配置,並且客戶端和伺服器端採用不同的證書來源。所謂雙向認證是指在客戶端和伺服器端同時進行身份認證。需要根證書、客戶端證書(根證書和客戶端證書是一對)、伺服器證書。伺服器證書,可以採購專業認證機構頒發的證書(收費),也可以通過windows證書頒發機構自行頒發(免費)。

門戶介面

門戶介面的目的是實現數據的整合,在協同管理平台的門戶上展現來自其它系統的數據。

平台價值

從開發角度和應用角度來看,OA平台的「魔方架構」讓軟體活了起來。它結合了MVC架構和SOA體系各自的優勢,大大提高了系統模塊的復用性、安全性和可擴展性。降低了開發的難度和開發周期,並有效的降低維護費用,使程序的調用變得更加方便和簡單。

從軟體使用者的角度來看,這種基於MVC和SOA的「魔方架構」,可以讓軟體更易擴展,持續能力更強,更節省對未來預期的軟體投入,並可以與其他系統進行有效的數據整合,真正實現了企業應用軟體的「隨需而動」。

相對於OA來說,OA平台的技術含量更高,技術架構更先進,產品和流程更加規範,產品的穩定性、安全性、可擴展性更強,能夠充分滿足用戶多方面和長期發展的要求。

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