網路傳真(傳真存儲轉發)

網路傳真(Network fax)是基於PSTN(電話交換網)和互聯網路的傳真存儲轉發,也稱電子傳真。它整合了電話網、智能網和互聯網技術。原理是通過互聯網將文件傳送到傳真伺服器上,由伺服器轉換成傳真機接收的通用圖形格式后,再通過PSTN發送到全球各地的普通傳真機上。

基本定義

網路傳真有三種常見的定義:

1.網路傳真也稱電子傳真,英文稱作efax,是傳統電信線路(PSTN)與軟交換技術(NGN)的融合,無需購買任何硬體(傳真機、耗材)及軟體的高科技傳真通信產品。

2.網路傳真是基於PSTN(電話交換網)和互聯網路的傳真存儲轉發,也稱電子傳真。它整合了電話網、智能網和互聯網技術。原理是通過互聯網將文件傳送到網路傳真伺服器上,由伺服器轉換成傳真機接收的通用圖形格式后,再通過PSTN發送到全球各地的普通傳真機或任何的電子傳真號碼上。

3.網路傳真是指通過互聯網發送和接收傳真,不需要傳統傳真機的一種新型傳真方式。通過運行傳真,用戶可以像收發電子郵件一樣接收和發送傳真,具有方便、綠色環保、易管理等優點。

傳真類型

傳統傳真機

需有電信的PSTN線路,並需採購傳真機或者moden(必須有電腦),通過電信的PSTN線路來收發傳真;

缺點:浪費耗材,發送時間慢,傳真不夠清晰;

優點:傳真質量穩定,成功率在95%以上;

網路傳真軟體

網路傳真軟體是電腦生產商自帶的一種傳真軟體,可通過電腦自帶的程序把電話線接在電腦後的RJ45介面即可使用;

缺點:需要有電腦,並且電腦開機,發送過程依賴軟體,無軟體不能發送,發送容易出現信號中斷現象;

優點:無需購買傳真傳真設備,直接通過電腦來發送即可;

在線網路傳真

無需採購硬體及軟體,無需紙張耗材浪費,只需在有互聯網的地方登陸網址,即可收發傳真;

有專門網管的中小型公司;不限用戶[不限漫遊用戶]

它集軟,硬體於一身,你無需另行安裝額外的軟體,也不要任何專業知識,只要接上一根能網路通行的電話線,就可以輕鬆發送和接收傳真。具有易於安裝,方便使用的特點。包括支持現有傳真線、支持傳真分機。網路傳真。傳真至電郵。傳真群發。列印傳真。電子傳真等等。它具有廣泛的相容性,你不必擔心會與其它軟、硬體相衝突。安裝簡單、維護起來十分方便。

缺點:依舊依賴電腦和寬頻,必須上網才能收發,發送穩定性不如傳統傳真機強;讓客戶不得不更換自己的傳真號碼,而且若干企業共享有限線路易造成線路佔用率高,傳真的及時性

難以保障,發送成功率低,更重要的是,作為企業重要的合同、憑據等類的傳真,依託第三方的平台存儲管理,易造成企業信息的安全漏洞。

優點:無需傳真機、無需傳真耗材,無紙辦公、移動辦公,虛擬辦公;

傳真伺服器

傳真伺服器一般是指能夠管理多條傳真線路、內部支持多用戶使用的一套電腦系統,主要功能應包括無紙收發群發、多用戶共享收發、收到傳真自動分發、合理調度傳真線路、有效管理內部用戶、自動保存收發記錄等。

傳真伺服器:由軟體+硬體(Fax Modem或傳真卡)組成的傳真伺服器。使用企業原有的電話線路,不需要上網,實現所有員工在自己電腦上共享傳真伺服器收發傳真。

只需在內部簡單部署即可實現員工在自己電腦上收發傳真,共享傳真伺服器的線路資源。接收的傳真根據預定義的多種分發方式自動分發到每個人電腦上。用戶可通過CS客戶端、Web瀏覽器、Email等多種方式發送傳真,所有可列印的文檔都可以直接發送、智能排隊、批量群發,高效節能,達到事半功倍的效果。傳真無紙化優勢已經日趨明顯,環保作為21世紀的主題曲,越來越多的人更青睞節省、便捷、高效、環保的傳真伺服器

優勢特點

方便——您不需要等候在傳真機前才能發傳真,您也不用擔心外出找不到傳真機發不了傳真而擔憂。您可以隨時上網登陸行運傳真網站上發出傳真,與Email類似。

可靠——您不用擔心傳真機卡紙或沒墨而收不到傳真。我們這種互聯傳真是非常可靠的,其可靠性達到99.99%。若對方傳真機是人工接的,我們會有語音提示對方這是個傳真,請按傳真方式來接收。

省錢——您不用申請傳統的傳真線路,不用花幾千塊錢買傳真機,不用花錢買列印墨,買傳真紙。

自動重發——網路傳真檢測到對方傳真機佔線或無人應答時,系統可在三分鐘內重發。

語音通知——網路傳真檢測到對方傳真機是從人工接聽時,系統自動播放語音通知「您好,有傳真要發送給您,請給傳真信號」。

系統監控——通過網路傳真監控程序,可對發送傳真的進程進行實時監控,即時查詢發送情況。

計費管理——網路傳真計費管理功能可對每個傳真自動計費,並在您的帳號上實時顯示,便於日後統計費用。

統計分析——系統可詳細記錄每個分發事件,包括發送時間、是否成功等等,您可在您的帳號內查看到。

操作簡便——中文界面,操作簡單方便,100%傻瓜型操作。

嚴肅私密——不必擔心您的重要傳真被暴露在眾目睽睽之下,只有賬號專屬人方可收取。

保管有序——由電子傳真收到的文檔更易保管,或轉送他人,可存於電腦亦可輕鬆列印。

節約環保——無需申請傳統的傳真線路,無需購買傳真機,以及列印墨、傳真紙等耗材。

傳真群發——萬份傳真,一鍵搞掂!低成本,高效率,讓你的宣傳廣告無孔不入!

當您申請加入到傳真的服務后,您將會得到您本地的一個傳真號碼。任何人都可以給這個號碼發傳真。您不需要傳真機來接收該傳真。所有的傳真將以TIFF圖片形式送到您的帳號里,您將即時收到傳真,也可以轉發到您指定Email信箱。

傳真功能

發送傳真

網路傳真採用三種常用方式發送傳真:客戶端、Web瀏覽器、電子郵件,同時可以通過與企業不同業務系統(OA、ERP、CRM等)的集成,實現通過企業業務系統發送傳真。

客戶端:下載一個傳真提供商的軟體,可隨機啟動,不用登陸網頁即可收發;

web瀏覽器:直接登陸網路傳真提供商網站,輸入用戶名,密碼即可;

電子郵件:綁定電子傳真號碼和郵箱,即可通過電子郵件來發送和收傳真;

發送傳真具有以下功能:

*定時發送傳真

*傳真群發

*傳真失敗自動重發

*可添加傳真頁眉頁腳併發送

*某些廠商還提供了可添加封頁的功能

*智能排隊調度

*個性化語音提示、[[TTS]](文本轉語音)語音提示

*支持多種文檔格式:Office、PDF、圖形、文本

*電子簽章(可設置密碼,以免客戶擔心公章公開不保密)

*電子簽名(可設置密碼,以免客戶擔心簽名公開不保密)

*某些廠商推出網路傳真增加了簡訊提醒等增值功能

*國內一些廠商還可以實現群呼功能和發簡訊的功能

*很多商家已經實現400或是800號碼收發傳真,能夠節省長途費用或是完全省去發送方的費用。

接收傳真

網路傳真可將接收到的傳真自動分發到收件箱和Email信箱。傳真接收人可以通過網路傳真Client,WEB Client,Email接收和查看傳真。

*瀏覽傳真文件

*查看及轉發傳真

*列印接收到的傳真

*某些廠商推出網路傳真增加了簡訊提醒等增值功能

*另外還可以有轉發功能,直接轉發到電子郵箱裡面。

*易發網路傳真將提供給您的服務:

1.提供唯一的終生不變的傳真號碼;

2.只需能夠上網,即可隨時隨地收發傳真,移動化辦公;

3.無需通過傳真機,無需購買傳真紙及其他耗材,無紙化辦公;

4.提高工作效率,無需等待接受傳真,接受傳真永不佔線;

5.方便、快捷、省錢、省事、省時、省心;

簡訊群發

支持多方通話,簡訊群發,彩鈴,語音留言於一體的全新通訊服務。

支持協議

支持基於T.30傳真標準的G3傳真,包括糾錯(ECM)和壓縮標準(MH;MR;MMR),確保快速、可靠的傳真傳輸,速度可達33,600 bps(V.34)。

*V.8、V.17、V.21、V.27、V.29、V.34調製

*T.30、T.37、T.38協議

*ECM(Error Correction Mode)錯誤糾正模式

*G3(Group 3)G4、Super G3模式

*MH、MR、MMR傳真壓縮

*標準、精細、超精細與完全精細解析度

*頁面格式:ISO A4,B4

*支持的文件格式:*.txt,*.doc,*.xls,*.tif,*.ppt,bmp,jpg,gif,png,pdf等,但不同廠商所支持的格式有所不同

發展歷史

傳真通信是利用掃描和光電變換技術,從發端將文字、圖像、照片等靜態圖像通過有線或無線通道傳送到收端,並在收端以記錄的形式重顯原靜止的圖像的通信方式。

1843年,美國物理學家亞歷山大.貝思根據鐘擺原理髮明了傳真。1850年美國的弗.貝克韋爾開始採用「滾筒和絲桿」裝置代替了亞歷山大.貝恩的鐘擺方式,使傳真技術前進了一步。1865年,伊朗人阿巴卡捷里根據貝恩和貝克韋爾提出的原理,製造出實用的傳真機,並在法國的巴黎、里昂和馬賽等城市之間進行了傳真通信實驗。可見從發明至今,傳真已經有超過150年的歷史,但它被推廣、普及則是近幾十年的事。在這之前,它的發展非常緩慢,這主要是受到使用條件及其本身技術落後等原因的限制。自本世紀70年代開始,世界各國相繼在公用電話交換網上開放傳真業務,傳真才得到廣泛的發展。特別是進入80年代,隨著傳真機標準化的進程和技術的成熟,它成了發展最快的一種非話業務。概括起來傳真從產生到發展經歷了以下三個階段;

(1)基礎階段(1843—1972年)

1906年,德國物理學家阿瑟·克恩研製出第一台光學傳真機,他在接收端用靈敏的電流表控制光電開關,以此改變照在感光紙上的光通量。

20世紀30年代,傳真機經多次改進后終於獲得實際應用,當時它的主要用戶是各大報社。

1974年,隨著人們對信息需求的提高及電子技術的發展,美國人研製出世界第一台電子傳真機。其特點是將調製解調的概念用於線路傳輸,從而使速度、清晰度有質的飛躍。

然而促使傳真機廣泛使用的卻是日本。日文中的假名和漢字難以用電報快速傳遞,為此日本人投入了很大力量,研製開發能高速傳遞信息的傳真機。

到了20世紀90年代,傳真機的傳送速度和清晰度不斷提高,列印介質也開始多樣化,出現了色帶傳真機、噴墨傳真機、激光傳真機等,終於走進了辦公室甚至家庭。

這一階段的傳真機基本上採用機械式掃描方式,並大部分使用滾筒式掃描。傳真機的電路部分是採用模擬技術,分立元件。在傳輸方面則是採用調幅、調頻等低效率的調製技術,且基本上利用專用的有線電路進行低速傳輸。這時傳真的應用範圍也很窄,主要用於新聞、氣象廣播等。

(2)發展普及階段(1972—1980年)

自1969年,特別是1972年以後,由於世界各國相繼允許在公用電話交換網上開放傳真業務,比ITT關於傳真標準化工作的進展,以及傳真技術本身的發展,使傳真進入了一個新的歷史發展時期。這一時期的傳真技術從模擬發展到了數字,機械式掃描由固體化電子掃描取代,低速傳輸向高速傳輸發展。以文件傳真三類機為代表,它的出現和推廣應用改變了人們對傳真機的傳統看法,加快了傳真通信的發展。此外,傳真的應用範圍也得到了擴大,除用於傳送文件、新聞照片、氣象圖以外,在醫療、印刷、圖書管理、情報諮詢、金融數據、電子郵政等方面也開始得到應用。

(3)多功能化階段(1980年以後)

這一階段的傳真機不僅作為通信設備獲得了廣泛應用,還在辦公室自動化系統和電子郵政等方面擔任了重要角色,它將向著綜合處理的終端過渡。二十一世紀以後.已開始和微型計算機相結合,利用計算機技術來增加傳真在信息收集、存儲、處理、交換等方面的功能,逐步納入到綜合業務數字網(ISDN)中去。

選購指南

在選擇一個傳真產品之前,首先要對自身的傳真需求及傳真產品市場做一定的了解,不同傳真產品之間並沒有絕對的好壞,找到合適於自身需求的才是最重要。

目前市場上電子傳真根據其工作原理大致分為四類:

1、新一代網上傳真平台,基於FOIP;

2、老式使用IP線路的網上傳真平台;

3、硬體型數碼傳真機;

4、傳真軟體,也就是網路傳真;

隨著企業信息化進程的日漸深入,將傳真納入到信息化管理中來成為企業的必經之路。面對風起雲湧的電子傳真市場,眼花繚亂的傳真伺服器軟體品牌,如何選擇合適的產品顯得尤為重要。傳真伺服器的選購可從以下幾個方面來進行考量:

系統穩定

1、系統的穩定性

穩定的性能是是選購傳真伺服器的最基本指標,選擇不當,則後患無窮。它主要包括以下三條參考項:其一是看軟體經過長時間運行后是否會出現僵死或癱瘓的現象;其二是看軟體是否佔用了過多的系統資源;其三是看當傳真量特別大時,伺服器系統(包括軟體部分和硬體部分)能否持續承受大任務量的壓力而不出現異常。

適用性

功能的適用性

大多數的傳真軟體除基本的收發功能外,已經開發出許多輔助功能:如用郵件收發傳真、傳真審批、傳真簽章、傳真編輯、簡訊通知、語音功能、與複合機的整合、集團免費傳真等等,大大便利了我們的工作。但是,並不是所有的功能都是每個企業所必需的,而且各款軟體對相同功能的實現都有其獨特之處,需要根據實際需求和現有的工作環境選擇適合自己的產品。

兼容性

目前人們在使用各種方式收發傳真,有使用傳真機的,有使用傳真軟體的,有使用網路傳真的,也有使用傳真伺服器的,還有使用一體機的,等等,而每種方式、設備的品牌和型號非常之多,這就要求傳真伺服器對各式各樣的傳真方式給出的傳真信號具有較強的兼容性。據統計,同等條件下,兼容性不高的傳真伺服器的收發成功率不到80%。而兼容性高的傳真伺服器的收發成功率可以達到98%以上。如此明顯的差異就要求我們在選購時要格外注意產品要具有良好的兼容性,避免因傳真收發不正常給公司的業務帶來損失。

可拓展性

產品的可擴展性

企業在選購時除了要考慮現有的傳真線路、日均傳真量、使用的人數、功能需求等,還要考慮以後業務增長后的升級擴容問題。如果僅能滿足目前需求,而不能滿足日後的擴容需求,則給企業帶來的不僅僅是重複投資,更重要的是傳真數據無法延續、統一管理。

易用性

快節奏的工作環境下,我們要求軟體操作時上手簡單,易學,盡量方便和人性化。畢竟公司內部員工的計算機水平參差不齊,花費大量的時間和人力來培訓是一件令人頭疼的事,對於員工也是一種負擔。

價格合理

合理的價格

在性能和功能條件基本相同的情況下,價格就成為選擇產品的主要考慮因素,畢竟實惠才是硬道理。所以購買時不妨貨比三家,結合自身的成本定位和公司的投資預算,選擇「價廉物美」的產品。在這點上,國內傳真伺服器品牌有著明顯的優勢。

服務質量

選擇品牌就是選擇服務

傳真系統雖然只是企業信息化系統中的小小一員,但對於大多數企業而言,傳真有著不可替代的地位,銷售、採購、訂單、合同這些企業的生命線都離不開傳真,傳真還與其他系統有著千絲萬縷的聯繫。所以傳真軟體的服務不僅要體現在實施上,更加需要長期的保障。但是服務作為「軟實力」無法量化也無法提前感受,所以需要購買前對各個品牌進行市場調查,在眾多品牌中找到好口碑、真實力的產品。值得推薦的國外知名品牌有RightFax,國內知名品牌有EnFax網路傳真、35FAX、EastFax和WaveFax。

性價比

綜合對比性

電子傳真在運用「無紙化、移動化、自動化」辦公的潮流中,已經有取代傳統傳真機的趨勢。因為傳統傳真機的設備、耗材、軟體、損耗等費用不僅為各大企業所頭疼,更是對紙資源的浪費。易發傳真可以實現無紙化的綠色辦公軟體,並號召國家所提倡的「綠色辦公」成為傳真發展的必然趨勢。任何企業都需要傳真機,而可移動的電子傳真將會刷新傳真行業上百年來的一個新篇章。

技術缺點

網路傳真也有一些目前難以避免的缺點。比如,網路傳真不是實時進行的,發送之後必須等待服務商傳回的確認信息,才能確定傳真發送的成功與否;網路傳真受本地網路狀態的影響較大,如果本地狀態較差,會造成發送速度較慢等問題。但是,與網路傳真給人們帶來的益處相比,這些缺點顯得微不足道,越來越多的Internet用戶都把通過網路發送傳真作為使用Internet的目的之一。

傳真市場

鑒於網路傳真擁有廣闊的發展前景和巨大的市場,世界上越來越多的商家已紛紛步入網路傳真服務領域。比較知名的產品有美國NeMoves公司的FaxSav和美國國際電信公司的Faxaway等。其中,neMoves公司開發的Faxauncher Pro是目前最先進的網路傳真應用軟體之一,其技術特點表現在:

1.可以使用多種編輯軟體

Faxlauncher Pro是發送傳真的一套驅動程序。用戶在計算機上安裝該軟體后,在系統中會自動生成一個名為「Faxauncher」的印表機,其作用是將目標傳真機虛擬為發送方的網路印表機,發送方的傳真文件通過這套軟體被虛擬地「列印」到目標傳真機上。這種方式支持中文及所有可以列印的圖文格式。用戶可以使用多種編輯軟體(如Word』Excel』Photoshop和WPS等)編輯好傳真內容,從文件菜單中選擇「列印」,並把印表機設置為「Faxauncher」,再選擇確認命令。此時屏幕上會彈出一個對話框,用戶填好目標傳真機的號碼,點南「確定」,傳真就發送出去了。這個軟體使得用戶可以用自己熟悉的編輯軟體編寫傳真內容,充分發揮各種編輯軟體的強大功能,用戶也不必考慮文件格式不被識別的問題,真正做到了簡便實用。

2.發送過程安全可靠

為了保證用戶發送傳真的安全性,FaxLauncherPro在客戶端氫傳真文件自動生成E-mail的同時,使用了雙層40bits的RSA加密演算法進行加密處理。當用戶的傳真文件及註冊信息離開本地的計算機,通過Internet進行傳輸時,數據是經過加密的。到達NetMoves的主伺服器后,才對數據進行解密。也就是說,用戶傳送的文件內容即使被截獲,其實際內容也無法被看到,從而極好地解決了通過Internet傳輸的安全性問題。

3.雙重方式確認發送結果

FaxLaunchet Pro中包含的FaxSav控制中心具有在線跟蹤查詢功能。用戶發送傳真后,進入FaxSav控制中心,點擊文件菜單下的「發送信息查詢」,即可實時跟蹤傳真文件的發送狀態。NetMoves主伺服器的列隊發送計劃、發關成敗的信息以及失敗的原因等,都可以在屏幕上即時顯現出來,保證了傳真發關賓可靠性。不論NetMoves發送成功或者失敗,都會向用戶的E-mail信箱中發送一封回執。當用戶收到不成功的回執時,主就要重新發送該份傳真。同時,對於不成功的發送,NetMoves公司不向用戶收取任何費用。

此外,FaxLaunchet Pro還具有已發送傳真存儲、未連網狀態傳真列隊等待、封面風格選擇、地址簿以及用於分賬管理的賬戶代碼支持等極為實用的功能。

前景展望

儘管網路傳真已經發展到今天這樣的程度,但是,與真正的傳真機相比,它還是存在一些基於Internet傳輸的不易避免的弱點,如一些圖形、表格、手寫的文件、蓋章的合同無法通過計算機直接發送等等。為此,人們想出了不少辦法來彌補它的不足之外。比如,開發用於網路傳真的專用掃描軟體,利用掃描儀將文件掃描,再通過軟體發送;叛國IMI公司開發的網路傳真附加設備――Legacy200可以完全脫離PC,與普通傳真機串接,設置了ISP、DNS、SMTP、POP及E-mail地址等相關信息,即可自動上網,直接將普通傳真機上的文件通過Internet進行發送。日本松下電器還曾率先推出Internet Fax-Panasonic770-I,更是集傳真機與PC於一體,雖然目前價格昂貴得難以接受,但該新產品的使用已經展現出了網路傳真的遠大前景。

相信在不久的將來,隨著Internet的發展和相磁技術的進步,使用極為便利、費用極為低廉、傳遞速度極快和傳輸質量極佳的網路傳真服務及配套產品,將會以異常迅猛之勢,進入人們社會生活的每個角落。

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